Å ta og gi kritikk på jobben er en stor utfordring for mange av oss. Av frykt for å bli misforstått eller å selv ta imot sviende kritkk, avstår vi ofte fra å gi feedback til våre kolleger. Ved å lære seg knepene for å gi og motta feedback kan man forbedre stemningen på jobben, og som bonus lærer man å kjenne sine kolleger bedre.
“Ved å betrakte feedback som en positiv ressurs snarere enn en trussel, og samtidig være klar over formålet og selv akseptere å ta imot kollegers feedback, kan det føre til økt arbeidsglede og en ærlig komunikasjon kollegane imellom som igjen hindrer konflikter og baksnakking, sier Charlotte Rudenstam, som holder kurs i kunsten å gi feedback på jobben og har skrevet boken ”Bedre forhold på jobben”.
Timing er viktig når man skal gi feedback. En tommelfingerregel er for eksempel å ikke gi kritkk for en feil som en person har begått for flere uker siden eller kanskje enda lenger tilbake i tid.
“Når du selv får feedback, vis takknemlighet for at personen deler sine synspunkter med deg og har et ønske om at du skal forbedre. Unngå den feilen å ta en defensiv stilling umiddelbart og diskutere kritkken. Ta istedet imot feedbacken og takk personen for hans oppriktighet,” sier Charlotte Rudenstam.
Slik gir du feedback på den riktige måten
- Snakk kun for deg selv og aldri for hele personalet eller avdelingen når du gir feedback. Vær konkret i din kritkk og kritiser aldri noens personlighet eller egenskaper. Si i stedet ”Hvis du prøver å administrere bokføringen på en annen måte, så vil det lette hverdagen din” enn ”Du er virkelig ineffektiv når du håndterer bokføringen”.
- Vær klar med hensikten. Den viktigste grunnen til å gi feedback er at man vil bidra til kollegenes utvikling ved å komme med forslag på hvordan de kan utføre jobben sin mer effektiv. Hvis du er bekymret for hvordan din feedback blir mottatt, så forklar hvorfor du vil gi tilbakemelding, for eksempel ”Jeg tror du kan utvikle deg mye, hvis du lar meg gi deg noen tips om hvordan du kan håndtere kunder på en bra måte”.
- Husk at folk reagerer svært ulikt på feedback. Tren deg gjerne i kunsten med å gi feedback, start med den positive kritikken, for eksempel ” Du gjorde det virkelig godt på mandagsmøtet” eller ”Du har en inspirerende forhandlingsstil”. Deretter kan du gradvis gå over til å gi kritikk som ikke er helt positiv.
- Hvis personen som tar imot din feedback inntar en forsvarsstilling og vil begynne å diskutere det som sies, kan du si ”Jeg ville bare bidra med litt feedback og håper at du setter pris på det”. ”Jeg tror vi setter et punktum for diskusjonen her”.
- Be sjefen innføre en felles politikk for hvordan feedback skal gis. Når alle forstår hensikten med feedbacken, er det betydelig lettere å dele konstruktiv kritkk. De fleste setter nemlig pris på feedback når det gis på riktig måte og en strukturert måte å gi feedback på reduserer risikoen for baksnakking betraktelig. Kanskje kan dere ha feedback som et fast innslag på fredagskaffen eller mandagsmøtet?
